Giới thiệu về Bao bì Phúc Minh
Công ty bao bì Phúc Minh là doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại bao bì carton, thùng carton...
Đối mặt với thách thức
Hàng ngày Bao bì Phúc Minh phải tiến hành sản xuất cho những đơn đặt hàng với số lượng lớn, mẫu mã khác nhau, quy trình sản xuất trải qua nhiều công đoạn... Mọi thứ đều quản lý thủ công trên excel, số liệu ghi nhận trên các biểu mẫu A4, hầu hết thông tin trao đổi nội bộ được thực hiện qua các nhóm chat Zalo. Trước kia, số lượng đơn đặt hàng ít, nhân sự không nhiều, phương pháp quản lý thủ công như cũ vẫn còn hiệu quả. Về sau, nhờ chất lượng sản phẩm rất tốt, giá thành hợp lý, lượng đơn đặt hàng tăng nhanh, số lượng nhân sự cũng đã tăng lên hàng chục người, chuyển dịch sang mô hình chuyên môn hóa phòng ban thay vì một vị trí kiêm nhiệm nhiều công việc như trước, thì việc vận hành hàng ngày bắt đầu rối loạn, phương pháp quản lý trên excel, luồng thông tin trao đổi qua các nhóm chat bắt đầu bộc lộ nhanh chóng các vấn đề trong việc quản trị, đặc biệt nổi cộm lên 1 số vấn đề nghiêm trọng:
- Không nắm được tiến độ sản xuất các đơn đặt hàng thực tế
- Thông tin giữa các bộ phận với nhau, giữa các công đoạn sản xuất với nhau không được liền mạch, ăn khớp, kịp thời
- Không kiểm soát được tình hình tồn kho nguyên vật liệu, có đáp ứng đủ cho lượng đơn đặt hàng sắp tới hay không
- Không có cái nhìn tổng thể tình trạng hao hụt nguyên vật liệu, hàng lỗi ở mỗi công đoạn sản xuất, để đưa ra giải pháp tối ưu quy trình
- Việc tính giá thành thành phẩm, phân tích chi phí cấu thành thành phẩm gặp nhiều khó khăn, sai sót.
Do vậy, Bao bì Phúc Minh đã tìm hiểu, áp dụng nhiều công cụ phần mềm khác nhau để giải quyết những khó khăn trên, cũng đã đầu tư không ít tiền cho các hệ thống phần mềm, từ phần mềm đóng gói cho đến thuê đơn vị lập trình viết riêng 1 phần mềm cho công ty. Mặc dù sau quá trình triển khai nhiều giải pháp đều không đạt được hiệu quả, Bao bì Phúc Minh vẫn hiểu rõ nếu muốn công ty phát triển lớn mạnh thì không thể thiếu một hệ thống quản trị vận hành mạch lạc, rõ ràng làm nền tảng, Bao bì Phúc Minh vẫn tiếp tục tìm kiếm những giải pháp quản trị phù hợp trên thị trường. Và nhờ cơ duyên tốt đẹp, Bao bì Phúc Minh và LeanSoft đã may mắn gặp được nhau, hai bên nhanh chóng thấu hiểu và cảm nhận được những khó khăn mà Bao bì Phúc Minh đang gặp phải, thống nhất được phương hướng giải quyết những vấn đề đưa ra. LeanSoft đã triển khai giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện cho toàn bộ đội ngũ của Bao bì Phúc Minh.
Giải pháp
Sau quá trình tìm hiểu, đội ngũ LeanSoft đã tiến hành phân tích chuyên sâu để xác định những vấn đề quan trọng, cũng như tầm nhìn và kỳ vọng của Bao bì Phúc Minh, để từ đó xây dựng lộ trình triển khai các các giải pháp:
- LeanMRP
Giải pháp quản trị sản xuất của LeanSoft đã giúp Bao bì Phúc Minh giải quyết hiệu quả những vấn đề trọng tâm trong việc vận hành quy trình sản xuất hàng ngày như:
- Nắm được tiến độ sản xuất theo đơn đặt hàng: Kịp thời điều chỉnh kế hoạch sản xuất, đáp ứng thời gian giao hàng
- Luồng thông tin liền mạch, trôi chảy, ăn khớp giữa các bộ phận với nhau, giữa các công đoạn sản xuất với nhau
- Dự báo, cảnh báo lượng nguyên vật liệu còn thiếu, nắm được chính xác tình hình tồn kho và số lượng nguyên vật liệu còn thiếu theo kế hoạch sản xuất.
- Kiểm soát hao hụt nguyên vật liệu, hàng lỗi ở mỗi công đoạn sản xuất, từ đó có cái nhìn tổng thể về hiệu quả sản xuất của từng khâu và đưa ra biện pháp tối ưu quy trình sản xuất, chi phí sản xuất.
- Tự động tính giá thành thành phẩm
- Báo cáo hiệu suất công nhân, máy móc, dây chuyền sản xuất
- Kết nối, kế thừa dữ liệu với các phân hệ Bán hàng, Mua hàng, Kho, Kế toán, Nhân sự để tạo thành giải pháp quản trị toàn diện cho doanh nghiệp.
2. LeanWMS
Giải pháp quản lý kho vận của LeanSoft đã giúp Bao bì Phúc Minh giải quyết được nhiều nút thắt quan trọng như:
- Thiết lập quy tắc lưu kho hàng hóa: hàng hóa được hệ thống tự động cung cấp vị trí lưu kho, vị trí lấy hàng khi thực hiện xuất-nhập kho.
- Tra cứu tồn kho, vị trí hàng hóa đang tồn theo thời gian thực
- Cảnh báo số lượng tồn kho tối thiểu, sức chứa hàng hóa kho hàng
- Tự động hóa quy trình nhập mua hàng, dựa trên dữ liệu về đơn đặt hàng đã đặt, định mức nguyên vật liệu cho các thành phẩm và lượng nguyên vật liệu còn tồn trong kho, thời gian vận chuyển để đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn.
- Theo dõi lịch trình hàng từ nhà cung cấp về kho, cửa hàng
- Kiểm kê kho hàng hóa theo định kỳ, đột xuất
- Tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu, đặc thù của Bao bì Phúc Minh
3. LeanBooks
LeanSoft đã triển khai giải pháp kế toán-tài chính để tối ưu hóa quy trình kế toán:
- Kế thừa và tự động hóa dữ liệu từ các bộ phận bán hàng, mua hàng, kho, cắt giảm phần lớn khối lượng công việc nhập liệu
- Kiểm soát, đối chiếu dữ liệu giữa các bộ phận với nhau
- Theo dõi dòng tiền của công ty
- Lập báo cáo hoạt động kinh doanh, lợi nhuận
- Theo dõi bảng cân đối kế toán
Kết quả
Giờ đây, với quy trình mới vận hành dựa trên nền tảng LeanERP, Bao bì Phúc Minh đã loạt bỏ hầu hết các quy trình thủ công, đồng thời sở hữu một nền tảng hệ thống vận hành vững chắc, thông tin được kết nối liền mạch theo thời gian thực. Kết quả là trải nghiệm khách hàng và năng suất làm việc của các bộ phận được gia tăng vượt trội. Báo cáo tiến độ sản xuất, kế hoạch sản xuất, hiệu quả dây chuyền sản xuất, tồn kho nguyên vật liệu, hóa đơn và các báo cáo tài chính đều được thể hiện theo thời gian thực, không còn chờ đợi và tốn nhiều công sức so với trước đây.
Về nhân sự, dựa trên quy trình tối ưu và tự động hóa, Bao bì Phúc Minh cũng đã cắt giảm được 20% nhân sự ở bộ phận sản xuất, 40% nhân sự ở bộ phận kho, 60% nhân sự ở bộ phận kế toán, giúp công ty trở lên tinh gọn và hiệu quả hơn trước rất nhiều.