Giới thiệu về Ecomplus
Ecomplus là công ty tập trung kinh doanh các mặt hàng gia dụng, điện tử trên các nền tảng thương mại điện tử, sở hữu gần 100 gian hàng trên các sàn hàng đầu Việt Nam như Shopee, Lazada...
Đối mặt với thách thức
Việc vận hành 3 kho hàng lớn, xử lý hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày, nhất là khi chính sách của các sàn thương mại điện tử thay đổi, hướng đến việc bàn giao hàng hóa nhanh chóng cho các đơn vị vận chuyển trung gian đã đặt ra thách thức cực lớn cho công việc vận hành hàng ngày của Ecomplus. Khối lượng công việc khổng lồ, yêu cầu thời gian xử lý cực nhanh, hệ thống công nghệ và quy trình cũ vốn đã bộc lộ nhiều vấn đề, thì nay càng đặt ra nhu cầu cấp thiết hơn về việc cải tổ, nâng cấp toàn diện quy trình, hệ thống cho Ecomplus.
Trong bối cảnh đóm đội ngũ Ecomplus đã nghiên cứu nhiều giải pháp, hệ thống quản trị khác nhau trước khi tiến tới quyết định tin tưởng và lựa chọn triển khai giải pháp phần mềm LeanERP, vì họ nhận thấy LeanERP là 1 giải pháp toàn diện, nhưng lại tinh gọn, phù hợp với quy mô doanh nghiệp SMEs, đặc biệt đội ngũ LeanSoft có khả năng tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp riêng cho doanh nghiệp của mình.
Giải pháp
Sau quá trình tìm hiểu, đội ngũ LeanSoft đã tiến hành phân tích chuyên sâu để xác định những thách thức của Ecomplus, xây dựng lộ trình triển khai và cùng Ecomplus nâng cấp toàn diện hệ thống vận hành, thông quá các giải pháp:
- LeanEcommerce
Với đặc thù Ecomplus tập trung hầu hết công việc kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada... thì việc đồng bộ luồng thông tin 2 chiều giữa các sàn và hệ thống phần mềm quản trị nội bộ công ty thông qua API là vô cùng quan trọng. LeanSoft đã cung cấp giải pháp LeanEcommerce để giúp Ecomplus xử lý các vấn đề quan trọng như:
- Đồng bộ thông tin đơn hàng theo thời gian thực
- Đồng bộ thông tin giao dịch ở các ví trên sàn theo thời gian thực
- Kết nối với giải pháp vận hành kho LeanWMS trên LeanERP để xử lý quy trình nhận, đóng gói, bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển
- Kết nối với giải pháp LeanERP để tự động xử lý các giao dịch, đồng bộ hóa và liên kết với các phân hệ kế toán - tài chính, ngân sách trên LeanERP, tạo thành giải pháp quản trị toàn diện cho doanh nghiệp
2. LeanWMS
Ecomplus sở hữu 3 kho hàng lớn ở Hà Nội và Hồ Chí Minh, trung bình mỗi ngày phải xử lý gần chục nghìn đơn hàng, số lượng mặt hàng lớn, chủng loại mặt hàng nhiều, chủ yếu là hàng nhỏ lẻ, do đó nếu không có giải pháp thiết kế kho hàng và quy trình vận hành bài bản thì không thể nào giải quyết được bài toàn kho vận. Sau nhiều ngày khảo sát, nắm bắt tình hình, Ecomplus và LeanSoft đã cùng nhau thống nhất giải pháp, thiết kế quy trình và hệ thống phần mềm nhằm tăng tốc độ xử lý đơn hàng, tự động hóa nhiều khâu vận hành, giảm bớt rất nhiều áp lực cho nhân viên và cấp quản lý. Một số nút thắt quan trọng đã được giải quyết như:
- Thiết lập quy tắc lưu kho hàng hóa: hàng hóa được hệ thống tự động cung cấp vị trí lưu kho, vị trí lấy hàng khi thực hiện xuất-nhập kho.
- Tra cứu tồn kho, vị trí hàng hóa đang tồn theo thời gian thực
- Cảnh báo số lượng tồn kho tối thiểu, sức chứa hàng hóa kho hàng
- Tự động hóa quy trình nhập mua hàng, dựa trên dữ liệu dự báo nhu cầu hàng hóa, số lượng đơn hàng đã đặt và lượng hàng hóa tồn kho, thời gian hàng hóa vận chuyển từ nhà cung cấp để đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn.
- Theo dõi lịch trình hàng từ nhà cung cấp về kho, cửa hàng
- Kiểm kê kho hàng hóa theo định kỳ, đột xuất
- Tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu, đặc thù của Ecomplus
3. LeanBooks
LeanSoft đã triển khai giải pháp kế toán-tài chính để tối ưu hóa quy trình kế toán:
- Kế thừa và tự động hóa dữ liệu từ các bộ phận bán hàng, mua hàng, kho, cắt giảm phần lớn khối lượng công việc nhập liệu
- Kiểm soát, đối chiếu dữ liệu giữa các bộ phận với nhau
- Theo dõi dòng tiền của công ty
- Lập báo cáo hoạt động kinh doanh, lợi nhuận
- Theo dõi bảng cân đối kế toán
Kết quả
Giờ đây, với quy trình mới vận hành dựa trên nền tảng LeanERP, Ecomplus đã loạt bỏ hầu hết các quy trình thủ công, đồng thời sở hữu một nền tảng hệ thống vận hành vững chắc, thông tin được kết nối liền mạch theo thời gian thực. Kết quả là trải nghiệm khách hàng và năng suất làm việc của các bộ phận được gia tăng vượt trội. Báo cáo hàng tồn kho, hóa đơn và các báo cáo tài chính đều được thể hiện theo thời gian thực, không còn chờ đợi và tốn nhiều công sức so với trước đây.
Về nhân sự, dựa trên quy trình tối ưu và tự động hóa, Ecomplus cũng đã cắt giảm được 50% nhân sự ở bộ phận kho, 70% nhân sự ở bộ phận kế toán, giúp công ty trở lên tinh gọn và hiệu quả hơn trước rất nhiều.