Giới thiệu về XFashion
XFashion là chuỗi cửa hàng thời trang hiện đại dành cho phái nữ.
Đối mặt với thách thức
Việt Nam là quốc gia đầy tiềm năng trong ngành thời trang, với dân số khoảng 100 triệu người, đa phần là những người trẻ. Với mong muốn xây dựng 1 chuỗi cửa hàng thời trang hiện đại, ban lãnh đạo XFashion đã phải đối mặt với nhiều thách thức trong quá trình vận hành, vì họ chưa thể hợp lý hóa các quy trình mua hàng, kho, kế toán cũng như các kênh bán hàng trực tuyến/trực tiếp.
Để giải quyết những ván đề này, đội ngũ XFashion đã nghiên cứu nhiều công cụ quản lý kinh doanh khác nhau trước khi quyết định lựa chọn triển khai phần mềm LeanERP của LeanSoft, vì họ nhận thấy LeanERP là 1 giải pháp toàn diện, cùng khả năng tùy chỉnh và tích hợp linh hoạt.
Giải pháp
Sau quá trình tìm hiểu, đội ngũ LeanSoft đã tiến hành phân tích chuyên sâu để xác định những thách thức của XFashion, xây dựng lộ trình triển khai và cùng XFashion tái cơ cấu hoạt động từ trên xuống, thông quá các giải pháp:
1. LeanPOS
Trong quá trình phân tích hoạt động kinh doanh, LeanSoft đã nắm bắt được khó khăn của XFashion trong việc đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng trong ngành bán lẻ tại các cửa hàng thương mại của họ. XFashion cần một hệ thống POS tích hợp đầy đủ để tạo điều kiện cho quy trình kinh doanh bán lẻ. Do vậy, LeanSoft đã tiến hành triển khai giải quyết các vấn đề quan trọng như:
- Đa chi nhánh, đa kho: Quản lý nhiều cửa hàng và phân quyền người dùng tới từng kho, cửa hàng.
- Quản lý chuỗi cung ứng: đội ngũ chuỗi cung ứng có thể quản lý tất cả kho trung tâm và cửa hàng bán lẻ ở cùng một nơi, đồng thời có quyền truy cập theo dõi tồn kho theo thời gian thực, quản lý kho hàng tại tất cả địa điểm và xem xét các lô hàng.
- Ca bán hàng: quản lý bộ phận bán hàng và nhân viên bán hàng theo ca có thể có tài khoản riêng, điều này cho phép theo dõi và quản lý ca làm việc của nhân viên và giờ làm thêm một cách dễ dàng.
- Khuyến mãi: Cấu hình nhiều chương trình khuyến mãi dựa trên các yêu cầu riêng và tự động ghi các bút toán bán hàng theo từng hóa đơn.
- Thẻ thành viên: Tất cả các cửa hàng của XFashion đều có thẻ thành viên, nên nhân viên có thể theo dõi và quản lý tích điểm, điểm thưởng của khách hàng trên hệ thống.
- Báo cáo: Cuối cùng, đội ngũ quản lý của XFashion có thể dễ dàng tạo các báo cáo bán hàng tùy chỉnh, dù theo cửa hàng hay nhân viên bán hàng, và báo cáo lợi nhuận được tính theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm.
2. LeanWMS
XFashion sở hữu một kênh bán hàng với khối lượng hàng hóa khổng lồ và nhiều loại sản phẩm được xuất nhập kho mỗi ngày, do đó, quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một điều vô cùng quan trọng đối với đội ngũ điều hành của công ty. Giải pháp LeanWMS đã giảm bớt rất nhiều gánh nặng cho nhân viên và cấp quản lý khi giải quyết được các nút thắt bao gồm:
- Quản lý nhập - xuất kho với số lượng khổng lồ về mẫu mã, chủng loại
- Tra cứu tồn kho theo thời gian thực
- Kiểm kê kho hàng hóa theo định kỳ, đột xuất
- Quản lý thông tin liên hệ, hợp đồng mua hàng với các nhà cung cấp
- Theo dõi lịch trình hàng từ nhà cung cấp về kho, cửa hàng
- Tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu, đặc thù của XFashion
3. LeanBooks
Hướng tới việc giải quyết tình trạng thiếu tổ chức và truy xuất nguồn gốc các hoạt động kế toán của XFashion, LeanSoft đã triển khai giải pháp LeanBooks để tối ưu hóa quy trình kế toán:
- Kế thừa và tự động hóa dữ liệu từ các bộ phận bán hàng, mua hàng, kho, cắt giảm phần lớn khối lượng công việc nhập liệu
- Kiểm soát, đối chiếu dữ liệu giữa các bộ phận với nhau
- Theo dõi dòng tiền của công ty
- Lập báo cáo hoạt động kinh doanh, lợi nhuận
- Theo dõi bảng cân đối kế toán
Kết quả
Giờ đây, với quy trình mới vận hành dựa trên nền tảng LeanSoft, XFashion đã loạt bỏ hầu hết các quy trình thủ công, đồng thời sở hữu một nền tảng hệ thống vận hành vững chắc, thông tin được kết nối liền mạch theo thời gian thực. Kết quả là trải nghiệm khách hàng và năng suất làm việc của các bộ phận được gia tăng vượt trội. Báo cáo hàng tồn kho, hóa đơn và các báo cáo tài chính đều được thể hiện theo thời gian thực, không còn chờ đợi và tốn nhiều công sức so với trước đây.
Về nhân sự, dựa trên quy trình tối ưu và tự động hóa, XFashion cũng đã cắt giảm được 25% nhân sự ở bộ phận kho, 50% nhân sự ở bộ phận kế toán, giúp công ty trở lên tinh gọn và hiệu quả hơn trước rất nhiều.