Tài liệu¶
LeanSoft Tài liệu cho phép bạn lưu trữ, xem và quản lý tập tin trong LeanSoft.
Thư mục và tài liệu được tổ chức thành các phần có thể truy cập từ cây bên trái. Các phần sau đây có sẵn:
Tất cả: hiển thị tất cả thư mục và tập tin mà người dùng có quyền truy cập.
Công ty: chứa thư mục và tập tin được chia sẻ trong toàn công ty. Quyền truy cập được xác định bởi quyền truy cập được định nghĩa cho thư mục và tập tin.
Drive của tôi: không gian làm việc cá nhân của người dùng để tổ chức và truy cập tập tin và thư mục mà họ sở hữu hoặc đã tải lên.
Được chia sẻ với tôi: bao gồm các tập tin đã được chia sẻ với người dùng nhưng không phải là một phần của bất kỳ thư mục cha nào mà họ có quyền truy cập.
Gần đây: hiển thị các tập tin được sửa đổi gần đây mà người dùng có quyền xem hoặc chỉnh sửa.
Thùng rác: lưu trữ tập tin và thư mục đã xóa.
Nhấp vào một phần trong cây để xem nội dung của nó. Chọn một thư mục để mở nó, quản lý nó, và truy cập các tập tin của nó.
Nhấp vào một tập tin để mở nó và thực hiện các hành động có sẵn. Để đóng tập tin, nhấn Esc hoặc nhấp vào biểu tượng (đóng). Bạn cũng có thể kéo và thả một tập tin hoặc thư mục để di chuyển nó đến thư mục hoặc phần khác.
Tip
Sử dụng thanh tìm kiếm để nhanh chóng tìm các mục cụ thể.
Trò chuyện theo dõi các thay đổi đối với thư mục và tập tin và cho phép giao tiếp với người dùng nội bộ và liên hệ bên ngoài. Nhấp vào nút (Thông tin & Thẻ) ở góc trên bên phải bên cạnh chế độ xem để truy cập nó.
See also
Cấu hình¶
Thời gian trì hoãn xóa¶
Theo mặc định, các mục được chuyển vào thùng rác sẽ ở đó trong 30 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn. Để điều chỉnh thời gian trì hoãn này, hãy vào và chỉnh sửa trường Thời gian trì hoãn xóa (ngày).
Tập trung hóa tập tin¶
Bật tập trung hóa tập tin cho một ứng dụng cụ thể sẽ tự động tổ chức tất cả các tập tin liên quan vào thư mục chuyên dụng. Để làm như vậy, hãy vào . Ví dụ, bật Nguồn nhân lực làm cho tài liệu HR tự động có sẵn trong thư mục HR, trong khi các tài liệu liên quan đến Bảng lương tự động có sẵn trong thư mục con Bảng lương. Chọn thư mục mong muốn từ danh sách thả xuống và chọn Thẻ để được thêm vào các tập tin liên quan.
Tip
Khi tập trung hóa tập tin kế toán, nhấp Sổ nhật ký để cấu hình thư mục con cụ thể cho từng sổ nhật ký.
Note
Thay đổi thư mục hoặc thẻ không ảnh hưởng đến các tập tin hiện có; các thay đổi sẽ chỉ áp dụng cho những tập tin mới được tạo.
Nếu tập trung hóa tập tin được bật cho một ứng dụng, việc xóa một bản ghi trong ứng dụng đó sẽ di chuyển các tệp đính kèm của nó vào thùng rác trong ứng dụng Tài liệu.
Thư mục¶
Bạn có thể tổ chức tập tin trong thư mục có sẵn trong các phần Công ty hoặc Ổ đĩa của tôi.
Để tạo một thư mục, chọn phần mong muốn trong cây, nhấp Mới, và chọn Thư mục. Trong cửa sổ pop-up, nhập Tên của thư mục và nhấp Lưu. Để tạo một thư mục con, hãy chọn thư mục cha trước, sau đó làm theo các bước tương tự.
Note
Một số thư mục và thư mục con được tạo tự động dựa trên cài đặt tập trung hóa tập tin.
Để quản lý một thư mục hoặc thư mục con, hãy chọn nó và nhấp vào biểu tượng (Hành động) phía trên cây. Các tùy chọn sau đây có sẵn trong menu:
Tải xuống: Tải xuống thư mục dưới dạng tập tin .zip, bao gồm các tập tin và thư mục con của nó.
Đổi tên: Sửa đổi tên của thư mục.
Thêm lối tắt: Tùy chọn này chỉ có sẵn cho thư mục con và cho phép tạo lối tắt đến thư mục con.
Nếu bạn có quyền chỉnh sửa, lối tắt được tạo trong cùng thư mục.
Nếu bạn không có quyền chỉnh sửa, lối tắt xuất hiện trong phần Ổ đĩa của tôi.
Sau đó bạn có thể kéo và thả nó vào thư mục mong muốn.
Thêm sao: Đánh dấu thư mục là yêu thích để truy cập nhanh hơn. Cài đặt này là cụ thể của người dùng và không ảnh hưởng đến không gian làm việc của người dùng khác. Sau đó bạn có thể sử dụng bộ lọc Đã gắn sao để điều hướng đến các thư mục yêu thích của bạn một cách nhanh chóng.
Thông tin & Thẻ: Xem chi tiết và trò chuyện của thư mục.
Chuyển vào thùng rác: Chuyển thư mục và nội dung của nó vào thùng rác.
Hành động khi chọn: Định nghĩa các hành động máy chủ có sẵn (như nút) cho các tập tin trong thư mục. Nhấp vào một hành động để thêm hoặc xóa nó. Nhấp Thêm hành động tùy chỉnh để tạo một hành động mới.
Tự động hóa: Tạo quy tắc tự động hóa.
Important
Thiết lập quy tắc tự động hóa yêu cầu kích hoạt Studio.
Tập tin¶
Để tải lên một tập tin, chọn thư mục mong muốn trong cây, nhấp Mới, và chọn Tải lên.
Tip
Bạn có thể kéo và thả một tập tin từ máy tính của bạn vào thư mục mong muốn trong ứng dụng Tài liệu.
Liên kết URL¶
Để thêm liên kết đến một URL (ví dụ: video) và làm cho nó có thể truy cập từ một thư mục, nhấp Mới và chọn Liên kết. Nhập URL, thêm Tên, và chọn Thư mục phù hợp.
Bảng tính¶
Để tạo một bảng tính, nhấp Mới và chọn Bảng tính.
See also
Quản lý tập tin¶
Một số nút có sẵn trong thanh trên cùng khi mở một tập tin:
menu Hành động, bao gồm các tùy chọn được mô tả bên dưới
Chia sẻ: để chia sẻ tập tin hoặc quản lý quyền truy cập
Tải xuống
Các tùy chọn sau đây có sẵn trong menu Hành động:
Sao chép: Tạo một bản sao của tập tin.
Chuyển vào thùng rác: Chuyển tập tin vào thùng rác.
Đổi tên
Thông tin & thẻ: Xem chi tiết và trò chuyện của tập tin.
Tạo lối tắt: Lối tắt là một con trỏ đến tập tin, cho phép truy cập từ nhiều thư mục mà không cần sao chép tập tin.
Nếu bạn có quyền chỉnh sửa, lối tắt được tạo trong cùng thư mục.
Nếu bạn không có quyền chỉnh sửa, lối tắt xuất hiện trong phần Ổ đĩa của tôi.
Sau đó bạn có thể kéo và thả nó vào thư mục mong muốn.
Quản lý phiên bản: Xem tất cả các phiên bản của tập tin theo thứ tự tải lên, tải xuống một phiên bản cụ thể, hoặc tải lên phiên bản mới khi cần thiết.
Khóa: Bảo vệ tập tin khỏi bất kỳ sửa đổi nào.
Sao chép liên kết: Sao chép URL của tập tin để chia sẻ. Quyền truy cập được kiểm soát dựa trên quyền truy cập của tập tin.
Chia tách PDF: Chia tách tập tin PDF.
Tip
Bạn có thể sử dụng bí danh email dành riêng cho thư mục để tự động lưu tập tin được gửi đến bí danh vào thư mục tương ứng.
Chia tách và gộp PDF¶
Để chia một PDF thành từng trang hoặc nhóm trang, hãy mở PDF, nhấp nút Hành động, và chọn Chia tách PDF. Nhấp vào biểu tượng (kéo) giữa các trang để xóa một phần chia nếu cần, sau đó nhấp Chia tách để xác nhận.
Để gộp các tập tin PDF, thực hiện theo các bước sau:
Điều hướng đến thư mục chứa các tập tin bạn muốn gộp.
Giữ phím Ctrl và nhấp vào các tập tin liên quan.
Nhấp nút Hành động và chọn Gộp PDF.
Nếu cần, nhấp Thêm tập tin để duyệt và chọn tập tin PDF từ máy tính của bạn.
Nhấp vào biểu tượng (kéo) giữa các tập tin.
Nhấp Chia tách để gộp chúng.
Note
Các PDF gốc được thay thế bởi phiên bản đã gộp.
Tip
Nhấn Shift + S để thêm hoặc xóa tất cả các phần chia giữa các trang.
Để xóa một trang cụ thể, chọn trang đó, sau đó nhấp Xoá.
Yêu cầu tập tin¶
Yêu cầu tập tin từ người dùng như một lời nhắc nhở để họ tải lên các tập tin cụ thể. Để làm như vậy, thực hiện theo các bước sau:
Nhấp Mới và chọn Yêu cầu.
Nhập Tên tài liệu và chọn người bạn đang yêu cầu từ trong trường Yêu cầu đến.
Nếu cần, đặt Hạn chót, chỉnh sửa Thư mục nơi tập tin nên được thêm vào, thêm Thẻ, và viết Tin nhắn.
Nhấp Yêu cầu.
Một ô trống thể hiện cho tập tin bị thiếu được tạo trong thư mục đã chọn. Khi tập tin có sẵn, nhấp vào ô trống để tải lên nó.
Tip
Bạn cũng có thể yêu cầu một tài liệu từ danh sách các hoạt động đã lên lịch.
Để xem danh sách tất cả các tập tin được yêu cầu, chuyển sang chế độ xem Hoạt động của ứng dụng Tài liệu và đi đến cột Tài liệu được yêu cầu. Nhấp vào ngày của tập tin được yêu cầu để xem chi tiết của nó. Sau đó bạn có thể:
Tải lên tập tin bằng nút (tải lên);
Chỉnh sửa hoạt động bằng nút (chỉnh sửa);
Hủy hoạt động bằng nút (hủy);
Gửi email nhắc nhở. Nhấp Xem trước để xem trước nội dung của email nhắc nhở nếu cần, sau đó Gửi ngay.
Để gửi email nhắc nhở cho tất cả các tập tin được yêu cầu, nhấp vào biểu tượng (ba chấm) trong cột Tài liệu được yêu cầu và chọn Yêu cầu tài liệu: Nhắc nhở.
Bảng chi tiết¶
Để xem thông tin và thẻ của thư mục hoặc tập tin, chọn thư mục hoặc tập tin, sau đó nhấp vào biểu tượng (đối với thư mục) hoặc nút Hành động (đối với tập tin) và chọn Thông tin & Thẻ.
Tip
Ngoài ra, đối với thư mục, bạn cũng có thể nhấp vào nút (Thông tin & Thẻ) ở góc trên bên phải bên cạnh các biểu tượng chế độ xem.
Bảng chi tiết cho phép những điều sau:
Thay đổi thư mục của tập tin hoặc tên của thư mục.
Xem kích thước của tập tin hoặc thư mục và số lượng mục của thư mục.
Thay đổi chủ sở hữu và liên hệ của tập tin hoặc thư mục. Theo mặc định, người tạo tập tin hoặc thư mục được đặt làm chủ sở hữu và được cấp quyền truy cập đầy đủ. Để thay đổi, chọn người dùng cần thiết từ danh sách thả xuống. Liên hệ là người chỉ có quyền Người xem quyền truy cập đến tập tin hoặc thư mục, ví dụ: nhà cung cấp hiện có trong cơ sở dữ liệu.
Để đóng bảng chi tiết, nhấp vào nút (xóa) ở góc trên bên phải.
Note
Để xem tập tin từ hồ sơ người dùng của họ, người dùng phải được đặt làm liên hệ và có ít nhất quyền Người xem truy cập.
Bí danh email¶
Bạn có thể sử dụng bí danh email để tự động lưu các tập tin được gửi đến bí danh email vào một thư mục cụ thể. Để thiết lập bí danh email cho một thư mục, thực hiện theo các bước sau:
Đảm bảo rằng miền bí danh tùy chỉnh được cấu hình trong Cài đặt chung.
Chọn thư mục nơi các tập tin nên được lưu.
Nhấp vào (Thông tin & Thẻ) ở góc trên bên phải bên cạnh các biểu tượng chế độ xem.
Trong bảng chi tiết, nhập bí danh email mong muốn.
Tùy chọn, chỉ định Loại hoạt động và người được gán để tạo hoạt động khi nhận được tập tin qua bí danh.
Tùy chọn, chọn Thẻ để tự động áp dụng cho các tập tin được tạo thông qua bí danh.
Thẻ¶
Thẻ giúp tổ chức và phân loại tập tin, giúp tìm kiếm và lọc chúng dễ dàng hơn. Để cấu hình thẻ cho tập tin, hãy vào . Nhấp Mới để tạo thẻ mới. Nhập Tên thẻ, chọn Màu, và tùy chọn thêm Tooltip xuất hiện khi di chuột qua thẻ.
Để thêm thẻ vào tập tin, mở tập tin, nhấp Hành động, chọn Thông tin & Thẻ, và sau đó, trong bảng chi tiết, chọn thẻ từ menu thả xuống Thẻ (có thể nhận biết bằng placeholder Thêm thẻ).
Note
Thẻ bí danh cũng có thể được sử dụng để tự động áp dụng thẻ cho các tập tin được tạo thông qua bí danh.
Bản ghi liên kết¶
Để liên kết tập tin với một bản ghi cụ thể, chọn model phù hợp từ menu thả xuống Liên kết đến (có thể nhận biết bằng placeholder Không có model liên kết), sau đó chọn bản ghi mong muốn.
Note
Nếu tập trung hóa tập tin được bật cho một ứng dụng cụ thể, việc thêm tập tin vào ứng dụng Tài liệu bằng cách tải lên tệp đính kèm sẽ tự động thêm bản ghi tương ứng vào trường Liên kết đến của tập tin.
Chia sẻ và quyền truy cập¶
Note
Bạn chỉ có thể chia sẻ thư mục và tập tin và chỉnh sửa quyền truy cập của chúng nếu bạn có quyền chỉnh sửa.
Quyền truy cập có thể được đặt trên:
thư mục: Chọn thư mục, nhấp vào biểu tượng (bánh răng), và chọn Chia sẻ.
tập tin: Mở tập tin và nhấp Chia sẻ trong thanh trên cùng.
Trong cửa sổ pop-up Chia sẻ, nhấp Mời người để cấp quyền truy cập cho người dùng cụ thể hoặc liên hệ. Chọn tên của họ từ menu thả xuống hoặc nhập địa chỉ email của họ trong trường Người, sau đó đặt trường Vai trò thành Người xem hoặc Người chỉnh sửa.
Tip
Để xóa quyền hoặc đặt ngày hết hạn cho nó, di chuột qua liên hệ liên quan và nhấp vào nút (xóa) hoặc (lịch) tương ứng.
Để đặt Quyền truy cập chung cho Người dùng nội bộ hoặc Bất kỳ ai có liên kết, chọn Người xem, Người chỉnh sửa, hoặc Không có (để hạn chế quyền truy cập hoàn toàn). Đối với Bất kỳ ai có liên kết, bạn có thể chỉ định thêm xem thư mục hoặc tập tin có nên Có thể khám phá (có thể truy cập thông qua duyệt) hoặc yêu cầu người dùng Phải có liên kết để truy cập.
Note
Người dùng công cộng Phải có liên kết để truy cập thư mục hoặc tập tin trên portal khi kết nối lần đầu tiên.
Mỗi URL thư mục và tập tin bao gồm quyền truy cập đã được đặt cho nó. Khi bạn chia sẻ thư mục, người bạn chia sẻ sẽ được hướng đến portal chuyên dụng nơi họ có thể xem các tập tin trong thư mục đó, trừ những tập tin có quyền truy cập bị hạn chế.
Tip
Người dùng Portal có thể truy cập thư mục và tập tin mà họ có quyền xem hoặc chỉnh sửa thông qua portal khách hàng bằng cách nhấp vào thẻ Tài liệu.